Ziele der Projektkommunikation: Wie sie erfolgreich gelingt

Erfolgreiche Kommunikation entscheidet nicht zuletzt über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts.

Zudem hilft sie Zeit zu sparen, Abläufe zu straffen und erhöht damit die Effizienz.

Beachten wir ihre Ziele, so stellen wir sicher, dass unser Projekt in den Abläufen nicht behindert wird und alle Beteiligten jederzeit auf dem neusten Stand der Projektentwicklung sind.

Wie aber gelingt Projektkommunikation erfolgreich?

Wer ist an der Kommunikation beteiligt?

Bevor das eigentliche Projekt beginnt, ist es nützlich, klare Vereinbarungen für die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu treffen.

Wollen wir diese korrekt planen, benötigen wir eine Auflistung aller Kommunikationsbeteiligten. Innerhalb des Teams kennen wir sie genau, doch wie sieht es außerhalb aus?

Weitere Stellen, die an der Kommunikation beteiligt werden müssen, sind die Geschäftsleitung und mögliche Auftraggeber oder Kunden. Ferner können andere Abteilungen, der Betriebsrat, Behörden, Lieferanten oder weitere Kooperationspartner beteiligt sein.

Für eine flüssige Kommunikation während des Projekts ist es erforderlich, für jeden Bereich die zuständigen Adressaten samt ihrer Kontaktdaten vorliegen zu haben.

Gestaltet wird der Kommunikationsaufbau zwischen den Interaktionspartnern vom Projektleiter.

Dennoch umfasst eine gelungene Kommunikation bereits in der Planung die Einbindung des Teams, um alle Verbindungen und Zuständigkeiten von Anfang an offen zu legen.

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Verarbeitung von Informationen

Bei der Verarbeitung von Informationen sind Grundsätze zu beachten, die ebenfalls im Vorfeld vom Projektleiter festgelegt werden müssen.

Wer gibt Informationen weiter und an wen?

Was ist der Sinn dieser Informationen, also wozu werden sie benötigt?

Zu welchem Zeitpunkt, damit wann werden Informationen weitergegeben?

Besonders wichtig ist, welche Informationen vermittelt werden und wie diese dargestellt werden.

Auch wenn es zunächst komplex klingt, all diese Punkte zu beachten, so können doch zu Beginn klare Regeln hierfür vorgegeben werden. Dadurch kommen während des Projekts nur wenige Fragen diesbezüglich auf.

Anzahl der Kommunikationswege: Steigende Komplexität

Mit Anzahl der Beteiligten steigt nicht nur die Komplexität des Projekts, sondern auch die Kommunikation.

Grundlegend ist die Unterscheidung zwischen interner und externer Kommunikation.

Unter die interne Kommunikation fällt das Reporting.

Die Information über den jeweiligen Arbeitsfortschritt einzelner Mitarbeiter während der Durchführung ist für den Projektleiter entscheidend. Hierbei geht es vor allem um Zeitpunkt und Art der Berichterstattung, die besonders dann wichtig wird, wenn Probleme auftreten.

Regelmäßige Teamsitzungen - günstig zu Beginn oder zum Ende der Arbeitswoche - fördern die Aussprache und die Information des Projektleiters sowie der involvierten Teammitglieder untereinander.

Vorher aufgestellte Regeln, etwa über die Vorbereitung der Sitzungen durch eine schriftliche Agenda oder die Anfertigung eines Ergebnisprotokolls, dienen der Rechenschaft und helfen, Zeit zu sparen.

Für die externe Kommunikation ist maßgeblich der Projektleiter zuständig. Meist berichtet er dem Auftraggeber und der Unternehmensleitung.

Die Methoden sind durchaus unterschiedlich. Meilensteine werden oftmals unter Anwesenheit des Auftraggebers ausführlich präsentiert.

Handelt es sich um besonders große Projekte, so erhält das Projekt ein eigenes Marketing für die Außenwirkung. Ein großer Aufwand für die Festlegung eines Projektnamens, -logos und -slogans sind nicht selten.

Schließlich ist auch die Projektdokumentation ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation. Die Form der Darstellung ist ebenso von Bedeutung wie die Frage, wer welche Inhalte dokumentiert. Hierzu habe ich einen eigenen Beitrag geschrieben.

In einen ähnlichen Bereich fallen auch die Berichte, die zielgruppenorientiert geplant werden wollen. Die erforderlichen Berichte sind je nach Projekt und Anforderungen an die Projektleitung unterschiedlich. Auch ihre Funktion und Regeln müssen im Vorfeld in Form, Sprache, Verteilerliste und natürlich Verantwortlichkeiten festgelegt werden.

Kommunikation kann in gleicher Weise zum Erfolg und Scheitern eines Projekts beitragen. Durch Organisation und Planung vor Beginn der Durchführung erleichtern wir uns die Abläufe. Schwierigkeiten vor ihrer Entstehung einzuhegen, sollte Sinn einer erfolgreichen Projektkommunikation sein.

Wie sind Eure Erfahrungen mit der Projektkommunikation? Gelingt sie meistens oder birgt sie viele Probleme?