So wirst Du ein guter Projektleiter

Jedes Projekt braucht ihn: Den Projektleiter. Er trägt die Verantwortung für das Gesamtprojekt und die beteiligten Mitarbeiter. Doch nicht nur für den Projektleiter ist die klare Abgrenzung seiner Verantwortung und Zuständigkeiten entscheidend. Auch die Mitarbeiter müssen wissen, wie das Gefüge zwischen Kompetenz und Verantwortung einzuschätzen ist und wie ihre Rolle und die Rolle des Projektleiters sich näher definiert. Aber wie wirst Du ein guter Projektleiter?

Die nötige Begriffsklärung hilft uns, die Positionen aller Beteiligten konkret zu bestimmen. So stellen wir sicher, dass die Zusammenarbeit reibungslos ohne Missverständnisse verläuft und das Projekt innerhalb der vorgesehenen Zeit zum Erfolg führt.

Gibt es einen Unterschied zwischen Verantwortung und Kompetenz?

Und ob! Zunächst sei gesagt, dass der Projektleiter Verantwortung für das ganze Projekt, seine Planung, Durchführung und seinen Erfolg trägt. Um diese wahrnehmen zu können, benötigt er Kompetenzen.

Unter Verantwortung des Projektleiters fällt es, die Projektziele zu erreichen, wobei das Budget eingehalten wird. Schließlich muss er vertragliche Vereinbarungen erfüllen und darüber Bericht erstatten.



Um die dafür nötigen Aufgaben erfüllen zu können, bekommt der Projektleiter Entscheidungsbefugnisse zugewiesen, die nur ihm obliegen. Neben der Auswahl und Planung bzw. dem Einsatz der Mitarbeiter ist es wichtig, dass nur er die erforderlichen Projektentscheidungen trifft. Zudem muss er in der Lage sein bei Unstimmigkeiten oder Schwierigkeiten disziplinarische Kompetenz auszuüben, um eine nachhaltige Gefährdung des Projekts auszuschließen.

Kompetenzen gliedern sich jedoch ebenfalls in zwei Bereiche. Bereits erwähnt haben wir die Entscheidungskompetenz, die lediglich Abläufe und Struktur betrifft und absolute Voraussetzung ist, um Verantwortung zu tragen.

Kompetenz im Sinne von Fähigkeiten sorgt hingegen dafür, dass der Projektleiter auch weiß, wovon er spricht und Planung und Leitung des Projekts nach logischen Gesichtspunkten durchführen kann.

Zu dieser Kompetenz zählen die Fachkompetenz samt Erfahrung und Methodenkompetenz, die sich auf Führung und Management bezieht. Ferner benötigt ein guter Projektleiter die nicht zu unterschätzende Sozialkompetenz, mit der er seine Mitarbeiter führt. Schließlich ist seine persönliche Kompetenz ein Qualitätskriterium des erfolgreichen Projektleiters. Durchhaltevermögen und die Fähigkeiten sich durchzusetzen sind ebenso so wichtig, wie in der Lage zu sein, Rückschläge umzuwandeln und nicht untätig abzuwarten.


Der Führungsstil: Teilhabe und Kooperation

Was ist das Geheimnis des gelungenen Führungsstils unseres Projektleiters? Da es sich bei Teamarbeit um ein soziales Gefüge handelt, sind statische und starre Annahmen ungeeignet.

Gut ausgewählte Teammitglieder sind durchaus Experten, deren Rat und Meinung der Leiter schätzen sollte.

Je freundlicher die Atmosphäre, je sachlicher und begründeter nötige Kritik, desto motivierter werden die Mitarbeiter sein.

Lob und Anerkennung sind fester Bestandteil eines guten Führungsstils.

Um Aufgaben und Verantwortung für einzelne Arbeitsbereiche delegieren zu können, benötigen die Mitarbeiter ihrerseits Befugnisse und fachliche Kompetenz. Die Auswahl und Zuweisung muss im Vorfeld durch den Projektleiter erfolgen.

Eine freie Entscheidung innerhalb dieser Gestaltungs- und Entscheidungsbereiche ist grundlegend dafür, dass die Arbeit vorankommt. 

Der Projektleiter sollte offen und voller Vertrauen kommunizieren, damit es keine Unklarheiten gibt.

Schließlich müssen eventuelle Konflikte gemeinsam mit allen Beteiligten gelöst werden, um die Probleme schnell aus der Welt zu räumen.

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Wie bildet man ein gutes Team?

Einleitend halten wir fest, dass ein Projektteam aus Kernmitgliedern oder ständigen Mitgliedern, zeitweiligen Mitgliedern aus dem Unternehmen und externen Mitgliedern bestehen kann, die von anderen Dienstleistern engagiert werden.

Im Zentrum steht die Frage nach dem Projekterfolg. Welche Mitarbeiter können von ihrer Fachkompetenz und Abteilungszugehörigkeit maßgeblich zum Projekterfolg beitragen?

Hierbei handelt es sich um Spezialisten, die sowohl zeitlich verfügbar sind, als auch persönlich untereinander eine gute Ergänzung darstellen.

Grundlegende Voraussetzung jeder Teamarbeit ist abermals die Festlegung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse. Denn was für den Projektleiter gilt, gilt für die einzelnen Arbeitsbereiche des Teams erst recht. Zu groß ist die Gefahr späterer Konflikte bei zuvor ungeklärten Überschneidungen oder gar ausgesparten Bereichen.

Ist dies geklärt, delegiert der Projektleiter Arbeitsaufträge an jeden Mitarbeiter. Arbeitsaufträge sind immer an Zielvereinbarungen geknüpft und unterliegen der Verantwortung des zuständigen Mitarbeiters.

Dieser wiederum berichtet dem Projektleiter über Arbeitsfortschritt und mögliche Probleme.

Der Schlüssel für ein gutes Team ist damit die sorgfältige Planung - für den fachlichen Einsatz und die soziale Komponente.

Fehlende fachliche Kenntnisse stellen hier kein großes Problem dar. Einerseits können Fortbildungsmaßnahmen die Defizite ausgleichen oder extern hinzugezogene Mitarbeiter decken sie ab.

Ein fähiger Projektleiter versteht es damit, ein Team zu schaffen und zu führen, welches sich harmonisch und fachlich ergänzt. Damit schafft das Team selbst die nötige Dynamik, um motiviert und zielstrebig das Projekt voranzutreiben.


Habt Ihr Erfahrung mit talentierten oder problematischen Projektleitern? Oder seid Ihr gar selbst Manager eines Projekts? Teilt mir in den Kommentaren Eure Sicht mit, wo für Euch Chancen und Schwierigkeiten liegen!