Wie man die Projektdokumentation als Lehrmittel und Zeugnis nutzt

Ein Erfolg versprechendes Projekt umfasst die Vorbereitungsphase, ebenso wie die Planungs-, Durchführungs- und Abschlussphase. Doch erst durch die begleitende Dokumentation herrscht Klarheit über den Status quo.

Aber was genau heißt Dokumentation? Es handelt sich um eine Beweisführung oder ein Zeugnis der Durchführung; gleichzeitig stellt die Dokumentation jedoch auch ein künftiges Lehrmittel dar, welches als Anleitung dienen soll.

Damit wird schnell deutlich, dass wir für eine gewissenhafte Projektdokumentation alle Unterlagen erfassen und ordnen, um während und nach dem Projekt Bezüge herstellen zu können.

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Projektakte – schneller, gebündelter Zugriff

Für die Projektdokumentation legen wir eine Projektakte an, die nicht nur zur Bearbeitung in elektronischer Form, sondern spätestens bei Projektabschluss auch einmal in Papierform vorliegen sollte. Auf diese Weise lässt sich der Umfang des Projektes mit seinen Schwerpunkten schneller erfassen. Außerdem dient die Papierform als gute Referenz und Kopiervorlage, die auf einen Blick zeigt, was wichtig ist. Hierdurch erfüllt sie schneller ihre Rolle als Lehrmittel für künftige Projekte.

Die wichtigste Regel – egal, ob noch in Bearbeitung oder bereits vollendet – lautet: Die Projektakte muss jederzeit für alle Beteiligten griffbereit sein.

Denn was nützt eine Dokumentation, die nicht verfügbar ist?

Achten wir zudem auf die Vollständigkeit unserer Ausführungen, so stellen wir damit sicher, dass selbst wenn Mitarbeiter erkranken oder wechseln, keinerlei Fragen aufkommen.


Aktualisierung – zeitnah und mit Kürzel

Es bringt wenig, die Dokumentation in ‚Mammutschüben‘ zu aktualisieren, erst recht nicht, wenn wir damit den Status quo unseres Projekts dokumentieren wollen.

Dagegen ist es sinnvoll, die Projektakte immer aktuell zu halten und dafür zu sorgen, dass jeder Mitarbeiter seinen Beitrag mit seinem Kürzel versieht. Dies vermeidet unnötige Recherche nach dem Urheber einzelner Beiträge.

Indem wir unsere Projektdokumentation immer auf dem neuesten Stand halten, erleichtern wir den Überblick und ermöglichen etwaige Anpassungen durch Vorgesetzte bezüglich Zeit oder Budget.

Ordnung schafft Orientierung

Was letztlich überall nützlich ist, wo Menschen zusammenarbeiten, hilft auch bei der Projektdokumentation: Ordnung und sinnvolle, intuitive Struktur schaffen Orientierung.

Die wichtigsten Punkte, die absolut übersichtlich gehalten werden müssen, sind Zeit, Zuständigkeiten und die Frage der Ablage bzw. wo alle Unterlagen auffindbar sind, nämlich nur an einem Ort. Gerade während des laufenden Projekts werden konkrete Antworten in diesen Bereichen die Durchführung enorm erleichtern.

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Am Ende unseres Projekts erwartet uns die Archivierung der Dokumentation. 

Abschließend bietet sich eine Überarbeitung und Durchsicht aller Unterlagen an und damit eine letzte Prüfung auf Vollständigkeit und Ordnung.

Begleitend lohnt sich eine Fehleranalyse. Wo sind Schwierigkeiten in unserem Projekt aufgetreten, aus denen wir in der Zukunft lernen können? Die kritischen Punkte in einer Übersicht auf den ersten Seiten der Akte aufzuführen, erleichtert ihre Hervorhebung.

Doch uns interessiert natürlich ebenso die Frage: Was war gut und sollte bei folgenden Projekten unbedingt beibehalten werden?

Der Nutzen einer sorgfältigen Dokumentation ist nicht zu unterschätzen. Sie ist Zeugnis von Erfahrung und hilft damit, künftig Zeit zu sparen.


Was sind Eure Erfahrungen mit Projektdokumentation? Ist in Euren Teams nur eine Person dafür zuständig oder handelt es sich um ein Gemeinschaftswerk?

Ich freue mich auf Eure Kommentare!