Das Geheimnis der Instandhaltung - Wann ist eine Aufgabe wirklich "fertig"?

Es ist ein erleichterndes Gefühl, eine Aufgabe zu beenden. Die Zufriedenheit steigt umso mehr, wenn wir etwas fertig gestellt haben, das schon lange auf unserem Schreibtisch lag. Der erfolgreiche Abschluss motiviert und so freuen wir uns auf eine Pause oder aber darauf, die nächste Sache in Angriff zu nehmen. Stopp!

Doch wann ist eine Aufgabe wirklich beendet? Keinesfalls dann, wenn die Aufgabe selbst erledigt ist – zumindest nicht, wenn wir gut organisiert sein wollen. Dabei ist es kein Geheimnis:

Der richtige Abschluss einer Aufgabe besteht immer auch in der Vorbereitung für das nächste Mal.

Aber was heißt das konkret?


Ordnung erleichtert den Wiedereinstieg

Das abschließende Sortieren der Unterlagen nach Datum, Dringlichkeit oder alphabetisch ermöglicht uns und unseren Kollegen, geordnete Unterlagen vorzufinden. Damit sparen wir Zeit bei unserer Arbeit und erleichtern den Wiedereinstieg, wenn wir uns das nächste Mal der Aufgabe widmen müssen.

Gut abgeheftete Dokumente beschleunigen den Zugriff und sichern auf diese Weise eine bessere Vorbereitung.

Das ordentliche Wegräumen aller Dinge, welche die eben vollendete Aufgabe betreffen, wird beim laufenden Arbeitsanfall dafür sorgen, dass uns nichts im Weg ist. Denn wir alle wissen, konzentriertes Arbeiten spart Zeit und gewährleistet den Erfolg. Ohne Ordnung jedoch, ist es nicht möglich.

Nach Abschluss einer Aufgabe ist der richtige Zeitpunkt, diese Vorkehrungen zu treffen.

USB Flashdrive Stick Ordner Instandhaltung Aufgabe


Instandhaltung? Das gilt nur für Maschinen, oder?

Maschinen jeglicher Art instand zu halten versteht sich für die meisten von selbst, um die Maschine dauerhaft und ohne Störungen benutzen zu können. Wie aber sieht es mit der Instandhaltung der nötigen Dinge im Büroalltag aus?

Funktionsfähige Stifte, ein mit Papier gefüllter Drucker oder der Hefter, der auch zum Heften bereit ist: All diese Werkzeuge müssen gebrauchsfähig gehalten werden.

Der beste Zeitpunkt dafür ist der Moment, wenn etwas zur Neige geht. Überprüfen wir, nachdem eine Aufgabe erledigt ist, so haben wir die Garantie, das nächste Mal ohne Probleme beginnen zu können. Denn wer möchte schon eine ohnehin unliebsame Arbeit damit starten, dass wichtige Utensilien fehlen oder unbrauchbar sind?

Wollen wir wirklich Zeitsparen, so sollten wir unser Augenmerk auch auf unsere Arbeitswerkzeuge richten. Sie sind nötige Hilfsmittel, unsere Produktivität zu steigern.

Nur wenn alle Hilfsmittel funktionsfähig sind, können wir effizient arbeiten und haben unseren zusätzlichen Zeitaufwand minimiert.

Daher ist nach Abschluss einer Aufgabe genau die richtige Gelegenheit für einen entspannten Einstieg beim nächsten Mal zu sorgen.

Seid Ihr ‘Instandhalter’ oder vertagt Ihr die Erhaltungsaufgaben lieber auf das nächste Mal?Ärgert Ihr Euch über unbenutzbares Arbeitswerkzeug oder nehmt Ihr es entspannt hin? Schreib mir Eure Antworten in die Kommentare!