Delegieren lernen - nicht nur für Führungskräfte

Unsere Zeit ist ein knappes Gut. Möchten wir möglichst klug mit ihr umgehen, so sollten wir kritisch hinterfragen, wo wir Zeit verschwenden. Dies gilt für alle Bereiche, denn nicht nur bei der Arbeit wird erfahrungsgemäß wertvolle Zeit verschenkt.

Haben wir schon einige Arbeitsbereiche neu organisiert, bleibt uns noch das Delegieren von Aufgaben.

Delegieren ist keinesfalls nur etwas für Führungskräfte. Abgeleitet vom lateinischen Wort delegare, bedeutet es, Dinge anzuvertrauen, zuzuweisen, zu übertragen oder jemand anderen damit zu beauftragen. Doch was delegieren wir sinnvollerweise? Alle Aufgaben, deren Umsetzung aufgrund von Fähigkeiten oder Zeitmangel besser bei anderen aufgehoben wäre.

Damit hat das Delegieren mehrere Aspekte: Wir fragen uns, wer kann es besser als ich? Selbst wenn wir die Aufgabe selber beherrschen, kostet es uns eventuell zu viel Zeit, wenn wir sie nicht einem Fachmann überlassen. Dann fragen wir uns: “Wie viel Zeit spare ich durch das Delegieren?” Und konkreter, “Wofür kann ich diese Zeit besser nutzen?” Oder aber, “Habe ich vielleicht gar nicht die Zeit, es selbst zu erledigen?”

Gute Gründe, ernsthaft über das Delegieren nachzudenken.


Delegieren lernen im Alltag

Verfolgen wir dieses Prinzip einmal näher. Die grundsätzliche Entscheidung in unserem Alltag ist die Frage, wobei lohnt es sich Zeit zu sparen? Zeit, die wir für andere wichtige Aufgaben oder auch für die schönen Dinge des Lebens als Freizeit nutzen können.

Fällt es uns etwa schwer, unsere Wäsche ordentlich zu bügeln? Benötigen wir dafür zudem mehr Zeit als üblich? Dann lohnt es sich, die Arbeit weiterzugeben.

Das Gleiche gilt für Lieferdienste, andere Dienstleistungen, die man in Anspruch nehmen kann oder aber die Aufteilung von Hausarbeit.

Die dabei entstehenden Kosten sind – sofern wir sie uns leisten können – als Preis für unsere dabei freigewordene Zeit zu sehen. Die Überlegung, wie viel uns unsere Zeit wert ist, zeigt uns, ob wir die Kosten tragen sollten.

Delegieren in 6 Schritten


Die Beauftragung einer anderen Person erfordert in erster Linie die richtige Person für die Aufgabe. Als Qualifikation hierfür gelten primär Fähigkeiten und Erfahrung. Doch wie vertrauensvoll und schnell wird unser Unterstützer in der Umsetzung sein? Hier liegt zugleich auch die größte Unsicherheit der meisten. Viele scheuen sich davor zu delegieren, weil sie anderen nicht zutrauen, die Arbeiten ebenso gut oder gar besser zu machen. Doch das ist falsch. Ist die geeignete Person ausgewählt, folgen die nächsten Schritte, die zum erfolgreichen Abschluss führen werden.


Ebenso wichtig wie die passende Person für die Aufgabe ist das eindeutige Ziel. Was genau soll gemacht werden? Sobald es hierbei Zweifel gibt, sind die Erfolgsaussichten der Übertragung nicht mehr gegeben. Es bleibt unsere Aufgabe, ein klares Ziel zu formulieren und vor dem Beginn der Arbeit alle nötigen Informationen weiterzugeben. Außerdem müssen wir unsere Anforderungen deutlich machen. Denn weiß der Beauftragte nicht, worauf wir Wert legen, wird er seine eigenen Prioritäten festlegen. Je mehr Informationen wir zur Verfügung stellen, desto klarer die Anweisung.

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Aber hat unser Vertrauter auch alles verstanden? Was zunächst übervorsichtig erscheinen mag, zahlt sich später aus. Denn klären wir Unklarheiten, vermeiden wir Missverständnisse.



Wesentlich für den Erfolg ist der Zeitrahmen. Üblicherweise wird die Aufgabe nicht erst zu einem beliebigen Zeitpunkt fertig sein müssen. Also geben wir entweder einen festen Zeitpunkt oder sprechen uns mit unserem Helfer ab, welche Möglichkeiten ihm zur Verfügung stehen. Wichtig ist auch hier Klarheit, damit die Arbeit effizient erledigt werden kann.


Bei komplexeren Aufgaben, die einen längeren Zeitrahmen erfordern, ist zudem die Überprüfung und Rücksprache während des Bearbeitungszeitraums erforderlich. Auf diese Weise umgehen wir aufkommende Probleme und vermeiden, dass Komplikationen verschleppt werden und schließlich den korrekten Abschluss gefährden.



Begleitende Motivation und vor allem die Anerkennung für einen erfolgreichen Abschluss sind genauso wichtig wie alle übrigen Schritte. Denn wer sollte bereitwillig wieder eine Aufgabe für uns übernehmen wollen, der keinerlei Rückmeldung und Anerkennung erfahren hat? Somit ist es nicht nur eine Frage des Anstands, sondern zugleich eine Verpflichtung und Ausdruck von Dankbarkeit.


Hegen wir nicht alle den Wunsch, mehr Zeit zu haben? Jede Möglichkeit, dem Ziel etwas näher zu kommen, erleichtert unseren Alltag. Das Delegieren von Aufgaben ist eine Lösung effizient und zeitsparend zu arbeiten.

Wie sieht es bei Euch aus? Fällt Euch delegieren leicht oder macht Ihr am liebsten alles selbst?

Ich freue mich auf Eure Kommentare!

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