Projektplanung - 5 Schritte zum Erfolg

Egal, ob Urlaub, eine größere Anschaffung oder die vielfältigen Aufgaben, die mit unserer Arbeit zu tun haben; mehr als wir denken, fällt in die Kategorie „Projekt“.

Doch wie packen wir ein Projekt richtig an? Wie erreichen wir durch eine sinnvolle Planung die optimale Umsetzung?

Letztlich steht hinter einer gelungenen Projektdurchführung die Aufgabe, das Ziel nach den gesetzten Maßgaben zu erreichen. Dies sollte geschehen, ohne die eingeplante Zeit oder das zur Verfügung stehende Budget zu überziehen.

Das Ziel wird zum Projekt

Setzen wir uns ein Ziel, so möchten wir dieses auch erreichen. Handelt es sich gar um ein berufliches Ziel, so bleibt der Erfolg meist nicht nur ein Wunsch, sondern wird zur Pflicht.

Für eine möglichst konkrete Zielerfüllung müssen wir also sorgfältig planen.

Zunächst legen wir die Reihenfolge unserer Schritte fest. Dies kann jedoch nur konsequent erfolgen, wenn wir unser Projekt bis zum Ende durchdenken. An dieser Stelle ist es oft sinnvoll, andere Beteiligte oder Kollegen zu befragen, um keinen Schritt oder Nebenaspekt zu vergessen.


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Nach der Reihenfolge kommen die Teilnehmer

Meist überlegen wir uns schon bei der Festlegung der Reihenfolge unserer Projektschritte, wer uns bei der Durchführung unterstützen wird oder muss.

Es ist wichtig, alle notwendigen Teilnehmer von Beginn an in die Planung mit einzubeziehen, selbst wenn sie erst in einer späteren Phase dem Projekt beitreten werden.

Kennen wir die Teilnehmer, können die Aufgaben gerecht und sinnvoll verteilt werden.

Zeitplanung

Die Zeitplanung ist ein äußerst wichtiger Schritt, da ein Großteil an Projekten wertlos wird, wenn der Zeitpunkt der Fälligkeit überschritten ist.

Je nach Länge der eingeplanten Zeitspanne empfiehlt sich, die Durchführungsschritte auf Monate, Wochen und Tage aufzuteilen.

Doch es gilt, ohne Rechenschaft und Abnahme der Zwischenschritte gemäß des Zeitplans, ist eine korrekte Durchführung schwer möglich.

Gebunden an die Teilnehmer sollten die erforderlichen Schritte innerhalb des aufgestellten Zeitplans nachvollzogen werden.


Budget und Ressourcen

Das Budget bzw. die nutzbaren Ressourcen setzen Projekten oftmals Grenzen, innerhalb derer gehandelt werden muss.

Sie könnten aber auch der Stachel für zusätzliche Kreativität sein, um Beschränkungen, die die Mittel vorgeben, zu umgehen.

Welcher Durchführungsschritt erfordert die meisten Mittel? Wie kann der Rest auf die übrigen Bereiche oder Phasen verteilt werden? Eine konkrete Antwort auf diese Fragen schafft den nötigen Überblick. 

Außerdem hilft die Vorabplanung, eine Budgetüberschreitung zu vermeiden – falls dies überhaupt möglich wäre.

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Recherche – wo Planung in die Durchführung übergeht

Der letzte Schritt der Planung, der zudem bereits der erste Teil der Durchführung ist, betrifft die Recherche der nötigen Informationen.

Hintergrundinformationen, wichtige Ansprechpartner, erforderliche Rückschlüsse oder betroffene Abteilungen – all das sollte an den Anfang gestellt werden, damit ein guter Start bei der Projektdurchführung gelingen kann.


Die Zeit, die für eine sorgfältige Planung aufgewendet wird, kommt den Beteiligten und Verantwortlichen während der Durchführung gewiss zugute. 

Zugleich setzt die Planung den Grundstock für Koordination und den Erfolg. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass sich während des Projekts die Hektik in Grenzen hält und die Teilnehmer nach Möglichkeit keine oder wenige Sonderschichten einlegen müssen.

Was sind Eure Erfahrung mit Projektplanung? Wo liegen Eurer Meinung nach die Schwierigkeiten?

Schreibt es in die Kommentare!