Mehr Arbeit als Zeit? Organisation vor der Durchführung hilft

Es zählt zu den Rätseln, die unlösbar scheinen: Wo bleibt die wertvolle Zeit, wenn wir arbeiten? Zeit, die irgendwie verloren geht, die wir aber zugleich in Form von Überstunden nachholen müssen, um unserem Arbeitspensum gerecht zu werden.

Niemand möchte freiwillig Zeit vergeuden. Es lohnt sich also, einen Blick darauf zu werfen, welches die Zeiträuber sind, die uns wertvolle Stunden des Arbeitstages stehlen.

Betrachten wir hierbei die mangelnde Vorbereitung unserer Arbeit. Gute Organisation ist die halbe Durchführung. Doch stimmt das wirklich?

Fehlt die Planung, arbeiten wir planlos

Der Arbeitsalltag bringt für die meisten eine Fülle von Aufgaben, die jedoch nicht alle gleich wichtig sind. Folgen wir einer planvollen Struktur, so müssen wir hauptsächlich zwischen zeitlich gebundenen Aufgaben unterscheiden und dabei Prioritäten setzen. 

Prioritäten richten sich eben nicht nur nach vorgegebenen Terminen. Ebenso relevant sind z. B. Aspekte wie Zuständigkeiten, Zeitaufwand oder auch für wen die Tätigkeit zu erledigen ist.

Ohne Planung ist nahezu vorprogrammiert, dass wir wertvolle Zeit verschwenden werden. Müssen wir eine Arbeit abbrechen, weil wir während des Arbeitsprozesses feststellen, dass wir doch dringender etwas anderes erledigen sollten, sind wir nicht mehr effizient. Umgekehrt erreichen wir Effizienz, indem wir organisieren und unserer Planung konsequent folgen.

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Organisieren heißt: Vor dem Vorgang planen

Das Gegenteil von einem zerhackten Arbeitstag, bestehend aus vielen Wechseln und Abbrüchen verschiedener Aufgaben, ist der vorher organisierte Arbeitstag.

Wenn jede Aufgabe ihre Zeit innerhalb eines Tages hat, so wird es Abweichungen nur noch geben, wenn etwas Dringendes dazwischen kommt. Auch das müssen wir zwangsläufig einplanen. 

Sind die Aufgaben außerdem vorher nach Prioritäten geordnet, dann stellen wir sicher, dass wir auch wirklich das machen können, was wir jetzt machen sollten – ohne Einschränkungen.

Vorher heißt hierbei, bevor wir die Arbeit beginnen. Am besten widmen wir uns der Planung einen Tag oder gar eine Woche vorher, um auch die Planung gebündelt angehen zu können.


Jeder Zeiträuber weniger bedeutet mehr Entspannung

Je mehr dieser Zeiträuber wir enttarnen und Zug um Zug beseitigen, desto effizienter sind wir in unserer Arbeit. Dies lässt uns mehr Zeit und Konzentration für ein besseres und schnelleres Arbeitsergebnis.

Da wir immer mit Störungen und zusätzlichen Aufgaben rechnen müssen, die uns zwangsläufig von der strikten Einhaltung unserer Planung abhalten, sollten wir dankbar einer Struktur folgen, welche wir zuvor aufgestellt haben.

Weniger Hektik und Entspannung, die mit unserem Vertrauen in die eingespielten Abläufe einhergeht, sind der Nutzen unserer Mühe.

Und wer wünscht sich nicht mit weniger oder gar keinen Überstunden auszukommen und sich während der Arbeit entspannter zu fühlen?

Eine gute Planung zum richtigen Zeitpunkt ist noch effektiver, wenn wir auch Aufgaben übertragen.

Hier erfahrt Ihr, wie:

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