Arbeitsorganisation - Wie beschränke ich die Informationsflut?

Zwischen wichtigen und belanglosen Informationen zu unterscheiden fällt den meisten Menschen schwer. Manches erscheint interessant, weil es unterhaltsam ist, hat jedoch einen geringen Informationswert. Anderes hingegen ist zwar wichtig, aber öde, da es zum täglichen Brot der Arbeit gehört und wird von uns daher nicht sofort aufgenommen, sondern beiseite geschoben.

Die richtige Einordnung von Informationen spart Zeit und dient damit der Effektivität in der Organisation unserer Arbeit.

Gelingt es, Informationen rein nach ihrem Informationsgehalt zu bewerten und somit nach der Bedeutung für unsere Arbeit, so haben wir die Antwort darauf, was wir herausfiltern müssen.

Konsequenz in der Umsetzung

Die Umsetzung jedoch erfordert Konsequenz. Die einzige Frage, die wir uns bei der Bewertung einer Informationen stellen dürfen, ist: „Welchen Wert hat diese Information für meine Arbeit?“

Der Wortbedeutung nach ist eine Information etwas, das darstellt, unterrichtet und formt. All dies sind Tätigkeiten, die bisheriges Wissen erweitern und voranbringen – bezogen auf unsere Arbeit.

Stellt eine Nachricht also keine Neuigkeit dar, die ich verwerten kann, so ist ihr Wert für meine Arbeit zu vernachlässigen und ich darf diese Information getrost aussortieren (löschen) oder eventuell in einem Ordner niedriger Priorität unter „Zu Lesendes“ ablegen.

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Wo werden die Filter angesetzt?

Informationen filtern, aber wie?

Die nützlichsten Filter setzen immer dort an, bevor uns die Informationen, die wir herausfiltern möchten, überhaupt erreichen können. 

Das heißt, wir sollten Abonnements abbestellen, uns aus unnötigen Listen austragen oder aber Kollegen bitten, die eigentlich mit dem Themengebiet betraut sind, uns zu informieren, wenn etwas auch für uns wichtig sein könnte.

Werden Filter später angesetzt, so müssen wir bereits Zeit für das Filtern verwenden. Damit besteht die Gefahr, uns den Informationen eben doch zu widmen und etwas zu lesen, das wir auch hätten vermeiden können.

Bei Dingen, die jedoch relevant sein könnten, ist es sicherlich besser, im Nachhinein auszusortieren, bevor uns Wichtiges entgeht.


Minimierung führt zu besserer Organisation

Je weniger Informationen wir zu verarbeiten haben, desto mehr Beachtung kommt dem zu, was wirklich wichtig ist. Diese Informationen fließen dann ohne aufgeschoben zu werden direkt in unsere Arbeit ein und mehren ihren Nutzen.

Zudem sind wir selbst entspannter und konzentrierter, weil wir unsere Zeit sinnvoll verwenden können.

Damit lohnt es sich allemal zu überdenken, was wir aufnehmen sollten und was lieber aussortieren.

Mit weniger irrelevanten Informationen lässt sich besser arbeiten. Doch wann plane ich am besten? Die Antwort darauf erhaltet Ihr hier: